Cómo cambiar de gestor sin perder la licencia, las reseñas ni las reservas

Respuesta corta: cambiar de gestor es sencillo si se hace en orden: primero eliges al nuevo y acordáis la fecha; después avisas al actual con el preaviso del contrato; en paralelo se resuelve qué pasa con las reservas ya confirmadas y con los anuncios; el nuevo gestor comunica el cambio de titularidad a la Junta con el procedimiento 7267; y el último día se entregan llaves, códigos y la liquidación final. Los tres puntos donde se pierde dinero son las reservas en curso, los anuncios que no son tuyos y una liquidación final que no llega.

Paso 1: Lee tu contrato

Busca el preaviso (30-60 días es lo razonable), si hay permanencia o penalización, y qué dice de los anuncios y de las reservas futuras. Si no dice nada, la ley general se aplica: puedes resolver con un preaviso razonable, y las reservas confirmadas son compromisos con los huéspedes que alguien tiene que cumplir.

Paso 2: Elige al nuevo antes de avisar al actual

Que el piso no se quede sin nadie ni un día. El nuevo gestor necesita ver el piso, la licencia, los anuncios y el calendario, y proponerte una fecha de cambio (mejor en temporada baja, entre dos reservas).

Paso 3: Avisa por escrito

Correo al gestor actual con la fecha de fin, citando la cláusula del contrato, y pidiendo: calendario de reservas confirmadas con importes, estado de cobros pendientes, inventario, llaves y códigos, y fecha de la liquidación final.

Paso 4: Las reservas ya confirmadas

Tres opciones:

• El gestor saliente las atiende hasta la fecha de salida de cada huésped (lo normal si son pocas semanas).
• Se ceden al nuevo gestor, que las atiende y cobra su comisión; el saliente cobra la suya por lo comercializado, según se pacte. Ojo, que depende de la plataforma: en Airbnb las reservas no se pueden pasar a otra cuenta, así que solo «se ceden» si el anuncio es tuyo y lo único que cambia es el coanfitrión; en Booking, si el alojamiento está a nombre del saliente, las reservas futuras pasan al nuevo titular con el traspaso del alojamiento (paso 5). Lo contamos en qué pasa con las reservas al cambiar de gestor.
• Se cancelan: nunca, salvo causa mayor. Las plataformas lo penalizan y los huéspedes lo sufren.

Paso 5: Los anuncios y las reseñas

• Si los anuncios están a tu nombre: el nuevo gestor entra como colaborador (co-anfitrión en Airbnb, usuario en la extranet de Booking) y el antiguo sale. No pierdes nada. Eso sí: en Airbnb, el coanfitrión que quitas deja de cobrar su comisión de las reservas que empiecen después, así que pactad antes cómo cobra el saliente las que ya vendió.
• Si están a nombre del gestor saliente: en Booking se puede traspasar el alojamiento, pero lo tiene que iniciar quien lo tiene ahora a su nombre (si el saliente no colabora, no hay traspaso); las reservas futuras pasan al nuevo titular y, al ser el mismo alojamiento, normalmente conserva sus reseñas, aunque Booking no lo dice por escrito: confírmalo con ellos antes; en Airbnb no se puede mover un anuncio de cuenta, así que empiezas de nuevo salvo que el saliente te deje como co-anfitrión temporalmente, cosa que no suele ocurrir. Es el punto más doloroso y la razón por la que insistimos en que los anuncios sean del propietario.

Paso 6: La licencia

El nuevo gestor comunica el cambio de titularidad a la Junta (procedimiento 7267) con el contrato nuevo y la nota simple, y antes de la fecha del cambio: el decreto del Registro de Turismo exige que el cambio de titular se comunique con carácter previo; el código de la vivienda no cambia y no hay interrupción. Si el saliente era el titular y no colabora, el nuevo puede comunicarlo igualmente con tu contrato: es el título que le habilita. Está en Cambiar el titular de la licencia.

Paso 7: Llaves, códigos y datos

El último día: todas las llaves, cambio de códigos de cerraduras y cajetines, acceso a la cuenta de la plataforma de registro de viajeros, contraseñas del wifi y de las cuentas de suministros si las gestionaba, inventario firmado.

Paso 8: La liquidación final

Con todas las reservas hasta la fecha de salida, cobros pendientes de plataformas, fianzas devueltas, gastos con factura. Con Pagos por Booking, Booking paga después de la salida de cada huésped, según el calendario configurado en la cuenta; sin ese servicio, cobra al huésped el titular de la cuenta y Booking le factura la comisión a final de mes. Y si el alojamiento se ha traspasado en Booking, los pagos que salgan después del traspaso van al nuevo titular: dejad por escrito cómo se reparten. Es donde más se discute; un cierre por escrito firmado por las dos partes evita meses de correos.

¿Cuánto se tarda?

Entre 30 y 60 días desde el aviso, marcados por el preaviso y por las reservas en curso. Un gestor serio ha hecho ambos papeles, el de entrante y el de saliente; el proceso limpio es el que empieza con una lista y una fecha.