Paiements et facture de commission de Booking : quand Booking vous paie, comment lire la facture et comment rapprocher une réservation

Réponse courte : il y a deux façons d'encaisser. Avec Paiements par Booking.com, le client paie Booking et Booking vous paie après le départ, par virement (quotidien, hebdomadaire ou mensuel) ou avec une carte virtuelle que vous débitez sur votre terminal de paiement ; s'il gère tous vos paiements, il déduit la commission et les frais de paiement de chaque versement. Si c'est vous qui encaissez, vous recevez chaque mois une facture avec les départs du mois précédent et vous la payez sous 14 jours. Selon ses conditions, l'autre partie au contrat est Booking.com B.V. (Amsterdam), et la facture comporte la TVA espagnole de 21 %, comme nous l'expliquons dans la TVA des commissions.

Les pourcentages de la commission et des frais de paiement figurent dans quelle commission prend chaque plateforme ; ils ne sont pas répétés ici.

Qu'est-ce qui change entre « Paiements par Booking.com » et encaisser vous-même ?

Booking indique que l'adhésion au service est gratuite. S'il vous paie par virement, il prélève des frais de service de paiement (un pourcentage de chaque séjour terminé, qui dépend du pays). S'il vous paie par carte virtuelle, le coût est la commission que votre banque vous facture pour le terminal de paiement. Cela s'active dans Administration → Paiements par Booking.com, si votre établissement remplit les conditions.

Quand l'argent arrive-t-il ?

Par virement, Booking encaisse le client avant l'arrivée et vous paie après le départ, selon le calendrier que vous choisissez dans Administration → Paramètres d'administration → Moment du paiement :

• Quotidien : un jour après le départ (pas de traitement les week-ends ni les jours fériés).
• Hebdomadaire : chaque jeudi, pour les paiements du jeudi précédent au mercredi.
• Mensuel : le 1er, pour ceux du mois précédent.

La banque peut mettre jusqu'à 10 jours à créditer le montant. Si vous changez de compte bancaire, les paiements sont suspendus cinq jours ouvrables pendant la vérification. Chaque établissement est payé sur un seul compte.

Par carte virtuelle (une Mastercard numérique par réservation) : pour les tarifs non remboursables, vous pouvez la débiter dès le jour de la réservation ; pour les autres, quand la réservation est non remboursable à au moins 90 %. Si vous êtes nouveau ou ne remplissez pas les conditions de Booking (factures payées à temps pendant 12 mois, entre autres), vous pourrez la débiter un jour après l'arrivée. Vous avez 12 mois à partir du départ pour l'encaisser ; ensuite elle expire et l'argent retourne à Booking. Il vous faut un terminal de paiement qui accepte les cartes virtuelles. Si l'on vous demande de rembourser de l'argent, vous avez 45 jours à partir du premier rappel. Vous pouvez passer de la carte virtuelle au virement, mais pas l'inverse.

Que contient la facture de commission et où la télécharger ?

Elle arrive la première semaine de chaque mois sur votre e-mail principal et dans la boîte de réception de l'extranet, avec toutes les réservations dont le départ a eu lieu le mois précédent. L'exemple de Booking : si quelqu'un arrive le 31 janvier et part le 1er février, cette commission figure sur la facture de mars.

Elle se trouve dans Administration → Factures (ou Documents et factures, si vous utilisez Paiements par Booking.com), et dans Pulse dans Plus → Administration → Factures. Vous pouvez remonter jusqu'à cinq ans en arrière. La facture comprend le numéro de l'établissement, votre numéro de TVA si vous l'avez communiqué, le numéro et la période de la facture, le montant total des réservations, la commission, la date limite et les informations pour payer.

Vous pouvez aussi recevoir des notes de crédit (elles réduisent une facture antérieure), des notes de débit (elles l'augmentent), des factures pour réclamations de clients (par exemple, un relogement) et celle pour information incorrecte (vous avez signalé une non-présentation et le client a bien séjourné). Une facture erronée n'est pas réémise : elle est corrigée par l'une de ces notes.

Qu'est-ce que « Commission et frais » ?

C'est la colonne de l'onglet Réservations qui indique ce que Booking prend sur chaque réservation : la commission et, s'il encaisse, les frais de service de paiement. Le détail se trouve dans Détails de la réservation. La commission se calcule sur le prix du séjour plus les extras que le client paie à la réservation, comme le ménage, et non sur les taxes locales comme la taxe municipale. Si le pourcentage vous paraît plus élevé que celui du contrat, Booking explique que c'est généralement parce que vous participez à un programme payant comme le Programme Partenaires Préférés ou la Visibilité extra (Genius et promotions).

Qui facture et avec quelle TVA ?

C'est la société avec laquelle vous avez signé l'accord qui facture, et selon les conditions générales de Booking il s'agit de Booking.com B.V., dont le siège est à Amsterdam (le contrat est régi par le droit néerlandais). Depuis le 1er janvier 2023, la loi sur la TVA exclut l'intermédiation dans la location d'immeubles de l'« autoliquidation » (art. 84.Uno.2.º.a, lettre e'), si bien que la commission vous parvient avec la TVA espagnole de 21 % et que vous n'avez rien à déclarer pour cette TVA. Ce que vous pouvez en faire dans la déclaration de revenus est expliqué dans la TVA des commissions.

Comment payer la facture si c'est moi qui encaisse ?

Vous avez 14 jours à compter de la date de la facture. Selon le pays, vous pouvez payer par :

1. Virement : les coordonnées se trouvent dans Administration → Résumé de l'administration. Indiquez comme libellé l'ID de l'établissement et le numéro de facture.
2. Prélèvement SEPA : il s'active dans Administration → Coordonnées bancaires. Booking prélève le montant 14 jours après l'émission de la facture.
3. Paiement en ligne ou par carte, dans les pays où il est disponible.

Si vous ne payez pas, Booking peut fermer votre établissement jusqu'à ce que vous régliez, et un paiement met environ sept jours ouvrables à apparaître. Entre le 1er et le 7 de chaque mois, les données de facturation ne peuvent pas être modifiées.

Comment rapprocher une réservation ?

1. Ouvrez la réservation dans Réservations → Détails de la réservation et regardez Commission et frais.
2. Allez dans Administration → Rapports de réservations, choisissez le mois de la facture et téléchargez le XLS ou CSV : la commission de chaque réservation y figure.
3. Si vous êtes payé par virement, comparez avec Informations sur les paiements (détail de chaque versement) ; par carte virtuelle, avec Gestion des cartes virtuelles.
4. Cherchez les écarts normaux : la facture ne reprend que ce qui est soumis à commission, alors que l'avis de paiement inclut tout ce que Booking a encaissé ; les frais « non inclus » (comme la taxe par personne) sont encaissés sur place ; il y a le change de devise ; un remboursement ultérieur est déduit d'un paiement futur ou par une note de débit.
5. Si quelque chose ne va pas, réclamez-le depuis Rapports de réservations, avec l'option de contester la réservation : uniquement pour les réservations facturées au cours des trois derniers mois, et Booking met jusqu'à 14 jours ouvrables à répondre.

Pour le croiser avec le relevé d'un gestionnaire, suivez Pourquoi les chiffres ne concordent-ils pas ?. Pour la déclaration de revenus, dans Informations sur les paiements vous pouvez télécharger l'année entière en PDF ou CSV, et dans Factures, en filtrant par année, les factures de commission qui justifient la dépense.

Que fait un gestionnaire de tout cela ?

Il vérifie chaque mois que les paiements et la facture concordent réservation par réservation, réclame à temps les erreurs et conserve les factures pour la déclaration de revenus. Chez TGV, nous préférons que les paiements soient gérés par les plateformes, pour que les non-présentations soient encaissées sans discussion. Notre commission est de 15 % + TVA sur ce que le propriétaire encaisse des plateformes, ménage non compris, que le client paie à part.