El registro de viajeros (SES.Hospedajes): qué datos, en qué plazo y qué pasa si no lo haces

Respuesta corta: sí. Quien aloja a viajeros, sea un hotel o un piso, tiene que identificar a todos los viajeros, también a los niños y los bebés y comunicarlo al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.Hospedajes: la reserva, en las 24 horas siguientes a confirmarla o cancelarla, y los datos de los viajeros, en las 24 horas siguientes a la entrada (Real Decreto 933/2021, art. 6.3). Es una obligación de seguridad ciudadana (Real Decreto 933/2021), independiente de la licencia turística, y su incumplimiento se sanciona. Con un formulario en línea que rellena el propio huésped antes de llegar, se convierte en un trámite de dos minutos.

¿Qué datos hay que recoger?

De cada viajero: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento (DNI, pasaporte), nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección habitual, teléfono o correo, y la relación de parentesco si viaja con menores. De la reserva: fechas de entrada y salida, número de personas y datos del pago (medio, titular, fecha). Se comunica a todos, también a los niños y los bebés (art. 5.1): la edad de 14 años solo marca quién firma. Los menores de 14 no firman y sus datos los da el adulto que los acompaña, que indica además su parentesco (art. 4.2).

¿Cómo se comunica?

1. Alta en SES.Hospedajes como titular de la vivienda (necesitas certificado digital o Cl@ve y el código de tu vivienda turística). Se hace una vez.
2. En cada reserva, enviar el parte con los datos de los viajeros: a mano en el formulario de la web, subiendo un fichero o, lo más práctico, a través del software de gestión que muchos gestores y programas de reservas ya conectan a la plataforma.
3. Conservar los datos tres años desde la salida (art. 5.3). Ojo: quien ejerce el hospedaje «de manera no profesional» queda exceptuado de llevar ese registro y conservarlo, y solo tiene que comunicar (art. 5.4). La norma no define qué es «no profesional»: si tienes dudas, consérvalos.

Hay que comunicar también las reservas (la contratación) y no solo la entrada: la plataforma tiene dos tipos de comunicación, cada una con su plazo de 24 horas: desde que se confirma o se cancela la reserva, y desde la entrada.

¿Cómo lo hacen los profesionales?

Se envía al huésped, unos días antes de llegar, un enlace a un formulario de registro en línea (check-in online) donde cada viajero introduce sus datos; muchos sistemas los leen del documento con la cámara del móvil, pero no deben guardar la foto: la Agencia de Protección de Datos considera excesivo pedir o conservar copia del DNI o del pasaporte (¿Puedo pedir copia del DNI a los huéspedes?). El programa genera el parte y lo envía a SES.Hospedajes automáticamente. El huésped llega con el registro hecho y el propietario no tiene que perseguir a nadie con un papel.

¿Puede el gestor hacerlo por mí?

Sí, y es lo habitual: el gestor se da de alta en la plataforma como titular de la explotación (que es quien figura en la Junta) y comunica los partes de todas las viviendas que gestiona.

¿Qué pasa si no lo hago?

Es una infracción de la Ley de Seguridad Ciudadana: no llevar el registro o no comunicar a los viajeros es grave (art. 36.20 de la Ley Orgánica 4/2015), con multa de 601 a 30.000 €; rellenarlo mal o comunicarlo fuera de plazo es leve (art. 37.9), de 100 a 600 € (art. 39.1). Si pagas en los 15 días siguientes a la notificación, la multa se reduce a la mitad (art. 54); y la Policía cruza los datos con las plataformas y con la Junta. En la práctica, las inspecciones se centran en quien no está dado de alta en absoluto.

¿Y la protección de datos?

Estás tratando datos personales de los huéspedes por obligación legal: guárdalos de forma segura, no los uses para nada más, no los compartas y bórralos pasados tres años. Un formulario en línea serio lo hace solo; un cuaderno en el cajón de la cocina, no. Y no pidas foto ni copia del documento: lo explicamos, con lo que dice la Agencia de Protección de Datos, en ¿Puedo pedir copia del DNI a los huéspedes?.

¿Es lo mismo que el registro de la Junta o el NRUA?

No. Son tres cosas distintas: la inscripción turística de la vivienda (Junta de Andalucía, una vez), el registro de viajeros (Ministerio del Interior, cada reserva) y el NRUA (estatal, anulado en 2026). El de viajeros es el único que se repite con cada huésped.