¿Puedo pedir copia del DNI o pasaporte a los huéspedes? Qué datos guardo, cuánto tiempo y cómo cumplir con protección de datos

Respuesta corta: no pidas copia ni foto del DNI o del pasaporte. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo dijo claro en junio de 2025: solicitarla «vulnera el principio de minimización de datos» porque el documento contiene más datos de los que obliga a recoger la ley (la foto, la fecha de caducidad, el nombre de los padres…). Y no es teoría: en 2025 apercibió a una vivienda turística de Almería por pedir imágenes del DNI por WhatsApp y le ordenó borrarlas y dejar de pedirlas. Lo que sí tienes que hacer es comprobar el documento, anotar los datos que exige Interior, comunicarlos a SES.Hospedajes en 24 horas, informar al huésped de qué haces con sus datos y guardarlos con seguridad el tiempo que toca.

¿Qué datos tengo que pedir?

Los del anexo I del Real Decreto 933/2021, ni uno más. De cada viajero:

• Nombre y apellidos, sexo y fecha de nacimiento.
• Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE), número y número de soporte del documento.
• Nacionalidad y lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad, país).
• Teléfono y correo electrónico.
• Número de viajeros y relación de parentesco si alguno es menor.

Y de la reserva: referencia y fecha del contrato, fechas y horas de entrada y salida, dirección de la vivienda, número de habitaciones, si tiene internet, y los datos del pago. El parte lo firma cada mayor de 14 años; los datos de los menores los da el adulto que los acompaña (art. 4.2).

¿Cómo compruebo que los datos son de verdad sin pedir una copia?

El decreto te hace responsable de que los datos coincidan con el documento, que el huésped tiene que «exhibir o facilitar» (art. 4.3). Exhibir no es entregar copia. La propia AEPD propone cómo hacerlo:

• En persona: el huésped rellena el formulario (en papel o en el móvil) y tú miras el documento y compruebas que coincide. Basta con eso.
• A distancia: un formulario en línea solo con los datos del anexo I, y la comprobación por otra vía: certificado digital, cotejo con los datos del medio de pago o un código enviado a su teléfono o correo.

Interior lo admite expresamente: los datos se pueden recoger «mediante cualquier sistema que permita la verificación de la exactitud de los datos, incluso sin que sea necesaria su presencia física», siempre que respete la protección de datos.

Lo que no debes hacer: pedir que te manden foto del DNI por WhatsApp, guardar esas fotos en el móvil o en una carpeta, ni fotocopiar el pasaporte al entregar las llaves. Además de excesivo, dice la AEPD, una copia «no permite verificar con certeza la identidad de la persona».

¿Y los programas que leen el documento con la cámara?

Muchos sistemas de registro en línea leen el documento con el móvil y rellenan solos los datos. La AEPD archivó en 2024 una reclamación contra un hotel con lector de DNI porque no quedó probado que el sistema guardara la imagen completa. La línea, por tanto, es esta: leer los datos y no conservar la imagen. Si contratas un programa de registro, pregunta por escrito si guarda la foto del documento y durante cuánto tiempo. Si la guarda, estás en el mismo caso que el WhatsApp.

¿Cuándo hay que comunicarlo y cuánto tiempo se guarda?

• Comunicación a Interior por SES.Hospedajes: «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas» desde la reserva (o su anulación) y desde la entrada (art. 6.3). Son dos comunicaciones. Lo explicamos en El registro de viajeros.
• Conservación: quien aloja de forma profesional lleva un registro informático y lo guarda tres años desde la salida (art. 5.3). Interior considera profesional a quien está dado de alta en el censo de empresarios de Hacienda. Quien aloja de forma no profesional solo tiene que comunicar, no guardar el registro (art. 5.4). Si tienes gestora, el registro lo lleva ella.
• Aparte, el documento «a modo de contrato» que firma el huésped al llegar se guarda un año a disposición de la Junta (art. 7.3 del Decreto 28/2016). Es otro papel, no el registro de viajeros (Papeles obligatorios en el piso).

Pasado el plazo, se borra. Guardar datos «por si acaso» es justo lo que el reglamento europeo prohíbe (art. 5.1.e: «durante no más tiempo del necesario»).

¿Qué tengo que decirle al huésped?

Al recoger los datos tienes que informarle (art. 13 del reglamento europeo). Se puede hacer por capas (art. 11 de la ley española): un párrafo corto en el formulario y un enlace a la información completa. El párrafo corto lleva, como mínimo, quién eres, para qué son los datos y cómo ejercer sus derechos. Algo así:

Responsable: [tu nombre o el de la gestora]. Finalidad: cumplir la obligación legal de registro de viajeros (Real Decreto 933/2021); los datos se comunican al Ministerio del Interior. Facilitarlos es obligatorio para alojarse. Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación y supresión en [correo]. Más información: [enlace].

La información completa añade la base jurídica (obligación legal), el plazo de conservación (tres años) y el derecho a reclamar ante la AEPD.

¿Puedo usar su correo para ofrecerle otra estancia?

Con condiciones. La ley permite escribir a un cliente anterior sin pedirle permiso previo para ofrecerle servicios tuyos parecidos a los que contrató (art. 21.2 de la Ley 34/2002), siempre que le hayas dado la opción de negarse al recoger el correo y le des una forma sencilla y gratuita de darse de baja en cada envío. Dos matices: los datos que recoges para la Policía son para eso y no conviene reutilizarlos para publicidad; y si la reserva vino por Booking o Airbnb, el correo que ves suele ser un alias de la plataforma, que no es para hacer marketing.

¿Cómo los guardo para no tener problemas?

El reglamento europeo pide medidas de seguridad «adecuadas al riesgo» (art. 32). Para un piso turístico, en la práctica:

• Un programa o formulario en línea con contraseña, no un cuaderno en el cajón ni una carpeta compartida.
• Nada de documentos de huéspedes en el WhatsApp del móvil personal.
• Acceso solo para quien lo necesita (tú, tu gestor).
• Borrado al terminar el plazo.

¿Puedo poner una cámara en la entrada?

Dentro de la vivienda, nunca: la AEPD recuerda que las cámaras en el interior de apartamentos de alquiler temporal no están permitidas. En la puerta o el rellano, solo con acuerdo de la junta de propietarios recogido en el acta, grabando lo imprescindible, con cartel informativo y borrando en un mes como máximo (art. 22 de la Ley Orgánica 3/2018). En 2023 la AEPD multó con 1.000 € a una empresa de apartamentos turísticos andaluza por una cámara que captaba el rellano sin acuerdo de la comunidad: los correos a los vecinos no valieron. Si lo que te preocupa son las fiestas, hay alternativas sin imagen (Fiestas y ruido).

¿Qué pasa si no cumplo?

Dos frentes distintos:

• Registro de viajeros (Ley Orgánica 4/2015 de seguridad ciudadana): no llevar el registro o no comunicar es grave, con multa de 601 a 30.000 € (art. 36.20 y 39); comunicar fuera de plazo o con errores es leve, de 100 a 600 € (art. 37.9). La primera infracción se impone, salvo agravantes, en su tramo más bajo.
• Protección de datos: pedir y guardar copias del DNI, no informar o no borrar. En los casos de viviendas turísticas que conocemos, la AEPD ha apercibido (el caso del DNI por WhatsApp) o ha multado con 1.000 € (la cámara del rellano). Las cuantías las gradúa la Administración en cada caso.

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