L'enregistrement des voyageurs auprès de la police (SES.Hospedajes) : quelles données, dans quel délai et que se passe-t-il si vous ne le faites pas

Réponse courte : oui. Quiconque héberge des voyageurs, hôtel ou appartement, doit identifier chaque personne de plus de 14 ans et communiquer ses données au ministère de l'Intérieur via la plateforme SES.Hospedajes, dans les 24 heures suivant l'arrivée. C'est une obligation de sécurité publique (décret royal 933/2021), indépendante de la licence touristique, et son non-respect est sanctionné. Avec un formulaire en ligne que le client remplit lui-même avant d'arriver, cela devient une formalité de deux minutes.

Quelles données faut-il recueillir ?

Pour chaque voyageur de plus de 14 ans : nom et prénoms, sexe, type et numéro de pièce d'identité (carte d'identité, passeport), nationalité, date de naissance, adresse habituelle, téléphone ou e-mail, et le lien de parenté s'il voyage avec des mineurs. Pour la réservation : dates d'arrivée et de départ, nombre de personnes et données du paiement (moyen, titulaire, date). Les moins de 14 ans sont enregistrés avec leurs données de base et leur lien avec l'adulte.

Comment communique-t-on ?

1. Inscription sur SES.Hospedajes comme titulaire du logement (il faut un certificat numérique ou Cl@ve et le code de votre logement touristique). Une seule fois.
2. À chaque réservation, envoyer la fiche avec les données des voyageurs : à la main sur le formulaire du site, en téléversant un fichier ou, le plus pratique, via le logiciel de gestion que beaucoup de gestionnaires et de programmes de réservation connectent déjà à la plateforme.
3. Conserver les données trois ans.

Il faut aussi communiquer les réservations (la contractualisation) et pas seulement l'arrivée : la plateforme a deux types de communication.

Comment font les professionnels ?

On envoie au client, quelques jours avant son arrivée, un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne (check-in en ligne) où chaque voyageur saisit ses données et, dans beaucoup de systèmes, photographie sa pièce d'identité. Le programme génère la fiche et l'envoie automatiquement à SES.Hospedajes. Le client arrive avec l'enregistrement fait et le propriétaire n'a à courir après personne avec un papier.

Le gestionnaire peut-il le faire pour moi ?

Oui, et c'est le cas habituel : le gestionnaire s'inscrit sur la plateforme comme titulaire de l'exploitation (celui qui figure auprès de la Junta) et communique les fiches de tous les logements qu'il gère.

Que se passe-t-il si je ne le fais pas ?

C'est une infraction à la loi sur la sécurité publique : les sanctions pour non-enregistrement ou non-communication vont, selon la gravité, de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros, et la police croise les données avec les plateformes et avec la Junta. En pratique, les inspections se concentrent sur ceux qui ne sont pas inscrits du tout.

Et la protection des données ?

Vous traitez des données personnelles des clients par obligation légale : conservez-les de façon sécurisée, ne les utilisez pour rien d'autre, ne les partagez pas et supprimez-les après trois ans. Un formulaire en ligne sérieux le fait tout seul ; un cahier dans le tiroir de la cuisine, non.

Est-ce la même chose que le registre de la Junta ou le NRUA ?

Non. Ce sont trois choses distinctes : l'inscription touristique du logement (Junta de Andalucía, une fois), l'enregistrement des voyageurs (ministère de l'Intérieur, à chaque réservation) et le NRUA (national, annulé en 2026). Celui des voyageurs est le seul qui se répète avec chaque client.