Llaves, cajetines y cerraduras electrónicas: cómo entran los huéspedes sin que nadie los espere

Respuesta corta: hay tres formas de entregar las llaves: en persona (la que más tranquiliza y la que más ata), un cajetín con código en la puerta o el portal (barato y práctico, pero el código se comparte) y una cerradura electrónica con código distinto por reserva (la más segura y la que permite gestionar el piso a distancia). Para un propietario que no vive cerca, la cerradura electrónica es la que compensa; para uno que vive al lado, un cajetín y la entrega en persona en las reservas que lo merezcan.

Entrega en persona

• A favor: ves quién entra, explicas el piso, detectas un grupo que no encaja con la reserva.
• En contra: te ata a los horarios de vuelos (los de Málaga llegan a cualquier hora) y a los retrasos. Con más de una reserva a la semana, es un trabajo.
• Cuándo: en la primera reserva de un piso nuevo, en grupos grandes o en estancias largas.

Cajetín con código

• A favor: 30-60 €, se instala en una hora, funciona sin pilas ni internet.
• En contra: el código lo conocen todos los huéspedes que han pasado; hay que cambiarlo a menudo, y muchos no lo hacen. Si está en el portal, la comunidad puede poner pegas (es una llave del edificio en la calle).
• Consejo: colocarlo dentro del portal o en la puerta del piso, no en la fachada, y cambiar el código al menos cada mes.

Cerradura electrónica con código por reserva

• A favor: cada huésped recibe un código que solo vale entre su entrada y su salida; se genera desde el móvil sin ir al piso, y si alguien se queda una noche más de la cuenta, la puerta deja de abrir. Los limpiadores tienen su propio código. Queda un registro de cada apertura.
• En contra: 150-350 € más instalación, pilas que cambiar (cada 6-12 meses) y, en los modelos conectados, dependencia del wifi. Hay que dejar una llave física de emergencia en un lugar seguro.
• Cuándo: siempre que el propietario o el gestor no vivan a cinco minutos. Es el sistema que usamos por defecto: el código de cada reserva se genera automáticamente y se envía al huésped el día de la entrada.

¿Qué pasa con la puerta del portal?

Es el punto débil de cualquier sistema: la llave o el mando del portal no se pueden "programar". Soluciones: portero con código en el portal (si la comunidad lo aprueba), un cajetín con la llave del portal dentro del propio portal (no en la calle) o, en edificios con conserje, un acuerdo para las entradas.

¿Cómo se comunica al huésped?

Un mensaje el día de la entrada con: dirección exacta con el tipo de vía y el número, cómo llegar desde el aeropuerto, foto de la puerta del portal, instrucciones del cajetín o el código de la cerradura y el teléfono de contacto. Nunca la dirección exacta antes de confirmar la reserva ni el código antes del día de entrada.

¿Y si un huésped pierde la llave?

Con cerradura electrónica: se le da otro código y listo. Con llave física: copia de reserva en el cajetín o en casa del limpiador, y cargo al huésped si hay que cambiar el bombín. Por eso, en pisos con llave física, conviene tener el bombín preparado para un cambio rápido (los de perfil europeo se cambian en diez minutos).

¿Cuenta como requisito legal?

No: la Junta no exige un sistema concreto de acceso. Sí exige que registres a los viajeros y que puedas atenderlos las 24 horas, y eso es mucho más fácil con una cerradura que sabes cuándo se ha abierto.